わかりやすい説明の方法 | 話題GET!

説明が上手くなる方法

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説明が上手いと、どんなメリットがあるか

自分の言いたいことを、言葉に出来る。

コミュニケーション力が高まる。

仕事で結果を出せる。

「説明の一流、二流、三流」桐生稔著、明日香出版がとても

わかりやすく書かれていました。

印象に残ったことを、書き留めておきたいと思います。

すごく伝わる説明とは

1,話をもれなく、ダブリなく整理しておくこと。

これだけは意地でも伝える、ワンメッセージにする。

一流は大胆に削り、真芯にフォーカスして話す。

2,相手が話しの内容をイメージできない時、対比で説明

する。

3,知識がない人に類比を、例えば・・・に似ていますと

話す。似ているものに例えると、知らない人でもイメージ

できる。

4,情報の伝え方-一つの結論を見せるより、4マスで

見せる。

4マス、4つに分ける。

縦横に線を引く。

縦と横に対峙しそうな要素を入れる。

4マス、4象限を使うことで、他との違い、伝えたいことが

より際立つ、分かりやすく説明できる。

情報を整理して説明ー見せ方に工夫する。

5,説明の詳細さを相手によって加減する。説明不足、

あるいは、くどい説明を避けるため。

相手との共通体験の有無を確認。

相手のレベルを知るため好奇心を持って相手を知る。

具体的に聴いて共通体験のレベルに合わせて説明する。

6,数字で説明する時は単体の数字だけではなく、

もう一つ基準となる数字を追加する。信憑性が増す。

7,一言でまとめるー具体的な項目を並べ、共通点を

あぶりだす。そこに一言の回答が見いだせる。

8,手順、取り扱い説明書は、まるで一枚の絵を見せる

ように図解で示す。

文字から書かず、図から書く。

説明の組み立て方

1,相手への説明時間は何分か、見極める。

2,相手が聞きたがっていることを想像する。

相手は結論を聞きたいのか。

前提、根拠、背景という詳細を知りたいのか。

まだ結論を求めていない、話を聞いて欲しい段階なのか。

相手によって伝え方を変える。

3,筋の通った話、前提ー事実ー結論の時、相手と話の前提を

一致させておく。同じ前提にする。

4,複数の事実を述べ結論ー帰納法の説明。

帰納法は仮説でしかない。

仮説でしか結論が言えない。

複数の事実を述べ、仮説で語る。

5,問題解決の説明を上手くするには、

何を?要素ーお客さんが聞きたいこと。

なぜ?原因究明。

どのように?問題解決、あらゆる打つ手を模索。

を駆使して考える。

6,体系的にまとまった説明とはー総論ー各論ー具体論。

例:総論ー商品名

各論ー予算、納期、品質。

具体論ー予算は○○円、納期は○○まで、品質は○○レベル。

7,急な報告の時は、状況、結果という事実を述べ

その後所感を語る。

8,道を聞かれたらー目的地から説明する。

説得力が増す説明とは

1,説得力のある話の順序

結論ー理由ー具体例ー結論

相手によっては納得してもらえるように

伝える順番を変える。

2,協力してもらいたいときー目的=何のためにそれを

するのか。

個人への関係性=それをすると自分に何が起こるのか。

相手が得られるメリットを全力で伝える。

3,意見が対立した時ー自分の見解の事実を明確にする。

次に相手の見解の事実を確認する。

事実を並べて意見を言う。

それゆえ違うものは違うと言える。

4,説得材料を増やすー他の切り口をいくつか用意する。

他の切り口でも検証済みにしておく。

5,言いづらいことを言う時ー相手の要求を聞く。

吐き出してもらい浄化されれば、今度はこちらの話を聞いて

もらう準備ができる。

相手を尊重しつつ、自分の意見をきちんと説明する。

常に相手の存在がベースにある。

6,議論が進まないときー正しい答えより、正しい問いを探す。

複数の疑問形を作り、論点を設定し直す。

7,話が噛み合わないときー何のために、何を目指して、

何をするのかを見つめ直す。

8,データを分析、説明するにはー因果関係をもとに

説明する。

逆を考える、他も検証するで、データの分析力を高める。

9,自分が苦手な相手に上手に説明するー聞いてもらえない

理由を見極める。

まずは自分を変えていく。

大勢の人の前で上手に説明、発表するには

1,説明の流れー相手の興味の方向を知る。

自分に関心があるのか、事業に関心があるのかを、見る。

それで、相手の興味を軸にして結論型か展開型か決める。

2,相手に聞く態勢がない時ー話はじめに、聞き手にとって

得する情報にアプローチする。

3,聞き手に行動を起こしてもらうためにはー起こしてほしい

アクションを設定したあとに、構成を考える。

4,調査結果を説明するー結果→考察→行動の流れで話す。

5,惹きつける説明とはー変化、事件を起こして説明する。

6,専門用語は聞き手のレベルに合わせて使う。

誰に届けるのか、何を話すのかが大事。

7,普段から感情を込めて説明し、抑揚をつける。

本気で伝えたいメッセージは何か。

8,説明ー聞き手の脳内にインストールすること。

9,効果的な商品説明とはー商品購入後の未来を説明する。

10,質疑応答では、想定問答を用意しておく。

結論

説明上手=相手の気持ち、感情を汲み取ること。

相手の期待していること、期待を超えること。

相手を起点に説明を考える。

自分を説明する時は、自分がどんな人間かよりも、

自分はどう在りたいかを言う。

在り方を見つけ、学び、挑戦、経験し、さらに在り方を

高めていく。

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